Reuniões como ferramenta de partilha

Após um belo “welcome coffee”, todos em sôfrega confraternização, adentra-se o auditório, onde elas, as planilhas estatísticas, já estão a postos, imensamente projetadas em telas que parecem ainda mais brilhantes que o normal. Os sorrisos dão lugar ao silêncio; dois ou três dos mais altos cargos assumem as palavras iniciais, curtas (guardarão o pior, os comentários ácidos daquilo que não deu certo, para o encerramento, quando já não mais se pode defender); um auxiliar começa a mudar as telas, lentas e angustiantes. Então, tem-se início ao abate: um a um, os responsáveis por seus segmentos, trêmulos, inseguros (mesmo que só com informações positivas daquilo que fizeram – sempre há um “- mas você deveria…”) e em seus sucessivos discursos, adentram um corredor virtual,  sequencialmente tentando uma inerte defesa. Na verdade, mais se justificam do que efetivamente expõem – um patético show de autocomiseração, compaixão por si mesmo – que nada constrói.

No oposto, os dois ou três dos mais altos cargos, só há uma esperança: ouvir experiências compartilhadas de como fazer mais e melhor, preferencialmente com menos – sabem, consciente ou inconscientemente, que os métodos do ontem já não mais servem para se atingir metas do hoje, o futuro que já chegou.

A experiência, assim, se torna uma sofrência que só! Para ambos, portanto.

Diversas são as possibilidades e ajustes possíveis a serem apreendidos de encontros assim e que, pela extensão do texto, se tornam aqui inviáveis. Para economizarmos no cansaço do leitor, fiquemos somente com um: o compartilhamento de informações, as trocas de experiências.

Reuniões, sejam formais (como a acima citada), sejam informais (uma roda de café, um almoço com integrantes da força de trabalho, participar de redes sociais etc) são meras peças de controle nas mãos dos burocratas, mas poderosas armas no intercâmbio e disseminação de informações, preciosas joias aos olhos dos gestores em quaisquer níveis e uma vigorosa força dinâmica às verdadeiras lideranças.

Obviamente que a exposição dos erros cometidos se dá: de fato, erros fazem parte da vida de qualquer pessoa, física ou jurídica. A vantagem está no fato de que há muito mais a se desvelar: é nelas, nas reuniões, que percebemos a quantas andam as coisas; em que lembramos à liderança formal e à tácita a visão e as missões da corporação; estimula-las à incansável busca por melhorias. Ficamos sempre mais inteligentes quando delas saímos – qualquer assunto (de uma peculiaridade na troca de jogadores durante uma partida de futebol a que se assistiu no final de semana até a participação na distribuição noturna de sopa junto a grupos vulneráveis da sociedade em trabalho voluntário) sempre pode nos ajudar a entender melhor nosso ramo de negócios. Novos desafios são lançados, não necessariamente somente novas metas estatísticas. Intercâmbio de experiências de sucessos e fracassos, daquilo que funciona e do que não funciona – e principalmente dos porquês. Transferimos ideias e inovações, enriquecendo nossas existências.

Hábito comum nas reuniões formais e que devemos lutar para ao menos os amenizar, abrir-se a boca para dizer coisas reconfortantes e as de mera projeção pessoal – um momento caríssimo, oneroso, que deve, sim, fazer valer e exaltar as conquistas da equipe – nada acrescenta e, imperceptivelmente, deteriora relações, abalando mútuas confianças. Momento mágico de discutirmos as relações, é propício para, de forma franca, chutarmos o pau da barraca, incitando as pessoas à refletirem e a agirem com senso de urgência naquilo que valha a pena.

Trocas de informações carecem de terreno favoravelmente preparado para a semente: cada encontro, cada reunião, deve ter também carinho, dedicação e planejamento para que funcionem – não há espaço para improviso. Certificação de que a reunião é realmente necessária (se não pode ser substituída por outras ferramentas menos onerosas, mais eficientes). Um discurso de abertura previamente preparado e não somente de improviso serve para fertilizar o solo do compartilhamento. Pauta prévia; distribuição antecipada de conteúdos para que todos saibam, estudem e foquem seus raciocínios e palavras que economizam o rico tempo das pessoas. Uma lista de controle por itens, check list, a seleção dos participantes conforme o objetivo de cada reunião distinta, ata do que foi dito e principalmente quem ficou responsável pelo que e qual o prazo… enfim, uma série de critérios que, se não considerados, podem mais tornar encontros tão ricos em meras peças formais de controle. Desânimo. Desconforto. Ou tensão, como a narrada inicialmente.

Delas devemos sair como missionários – discutidos os rumos e ajustadas as velas, temos, como razão de existir para o local em que trabalhamos, de contagiar toda a nossa força de trabalho, com vontade inabalável em realizar e podermos levar tudo a um novo patamar.  Encontros assim colocam os bois à frente do carro – discute-se com a prática (e não se polemiza vagamente sobre assuntos abstratos), alinha-se forças, ensina-se a escutar em 360° e a pensar por si só dentro de princípios (e não a reagir como autômatos), além de nos municiar com aparato adequado a transmitir melhor as ideias e decisões.

Reunir pessoas, lideranças, gestores e chefias é uma espécie de “Golden Hour” ou hora de ouro maravilhosa e encantadora para a sobrevivência dos negócios e consequentemente da própria instituição. Estimula-se espíritos a serem positivos e levarem esta energia e os conteúdos para todos os cantos. Enfim, é uma poderosa ferramenta de compartilhamento.

Usemo-las com sabedoria.

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